Come deve essere un processo di supporto?
Snello, pur massimizzando la propria funzione.

Tuttavia, poniamoci prima una domanda: come può un prodotto svilupparsi con successo se non riceve alcun supporto? Come può avvenire la creazione di valore senza sostegno, senza servizi?

Una parte importante delle risorse di un'azienda, oltre alla produzione e alla distribuzione, è concentrata nell'amministrazione. Quest'ultimo ambito comprende di norma i reparti Risorse umane, IT, Finanza/Controlling. Questi processi amministrativi fanno parte dei processi di supporto e pertanto sono da considerarsi servizi per i processi di creazione del valore. I requisiti dei processi di supporto derivano dall'orientamento dei processi dell'azienda.

Con un'ottimizzazione del processo di creazione del valore cambiano anche i requisiti dei processi di supporto. L'ottimizzazione dei processi in generale richiede la massima trasparenza nei processi e, pertanto, nuovi requisiti in termini di dati caratteristici e controlling.

Inoltre, i processi di supporto devono essere snelliti. Il tema dell'efficacia nei processi amministrativi rappresenta una fondamentale spinta all'ottimizzazione. Ad esempio, nel caso di un rapporto mensile di controlling da 300 pagine, non dovrebbe essere evidenziato solo il processo di redazione, è necessario mettere in discussione le 300 pagine e il valore aggiunto da esse generato agli occhi del cliente interno.

In generale, l'orientamento al cliente, in particolar modo al cliente interno, rappresenta un banco di prova fondamentale, si tratta pur sempre di processi di supporto. Spesso si giunge alla conclusione che la tecnologia dell'informazione, il personale e l'aspetto finanziario e di controlling siano principalmente fini a se stessi. In questo modo, la voce del cliente non trova spazio né nei processi né nella struttura.

Un fenomeno che si presenta spesso nei processi amministrativi è la mancanza di orientamento dei processi stessi. Il primo passo è la messa a punto di un modello di processo di livello elementare, in grado di creare trasparenza sul ruolo delle diverse funzioni all'interno dei processi. In breve tempo si delinea un quadro trasparente dei compiti, delle competenze e delle responsabilità dei reparti coinvolti nei processi. Spesso le caratteristiche fondamentali degli sprechi all'interno dell'organizzazione rimangono nascoste. È necessario coinvolgere anche questi aspetti nell'ottimizzazione.

Grazie a una struttura chiara e snella, nessuno ha più le mani legate all'interno del processo di supporto. Garantito.